Privacyverklaring kandidaten

Optimum Assessment hecht veel waarde aan de privacy van examenkandidaten en andere betrokkenen van wie persoonsgegevens verwerkt worden. De examensoftware van Optimum Assessment wordt gebruikt als toetsplatform in zowel Nederland als in het buitenland. De AVG-regelgeving wordt hierbij strikt gehanteerd.

Gegevensverwerking

Gegevens examenkandidaten

Optimum Assessment verwerkt – indien van toepassing – de volgende persoonsgegevens van examenkandidaten:

  • Voorletters;
  • Voor- en achternaam;
  • Adres, postcode en woonplaats;
  • E-mailadres;
  • Geboortedatum;
  • Geboorteplaats;
  • BSN.

Doeleinden

Om de overeenkomst met onze klanten en uiteindelijk daarmee de examenkandidaat te kunnen uitvoeren, verwerkt Optimum Assessment persoonsgegevens. Deze gegevens hebben als doel om:

  • De examenafname mogelijk te maken;
  • Een examendatum te plannen;
  • De examenkandidaten op de toetslocatie te identificeren;
  • Een examenresultaat vast te stellen;
  • De uitslag(en) te versturen;
  • Een aanvraag voor examentijdverlenging te beoordelen;
  • In het PE-register te registreren (nadat de examenkandidaat hiermee heeft ingestemd).

Gegevens overige gebruikers Optimum Assessment

Optimum Assessment verwerkt de volgende persoonsgegevens van overige gebruikers, niet zijnde de examenkandidaat, met een inlogaccount in Optimum Assessment Platform:

  • Voorletters, voor- en achternaam;
  • E-mailadres.

Doeleinden

Optimum Assessment verwerkt bovengenoemde persoonsgegevens voor:

  • Het mogelijk maken van de uitvoering van diverse (beheer-)activiteiten in Optimum Assessment Platform;
  • Het bijhouden (loggen) van de uitgevoerde (beheers-)handelingen per gebruiker;
  • Het verstrekken van een inlognaam en geven van toegang tot Optimum Assessment Platform.

Delen van persoonsgegevens met derden

Optimum Assessment kan persoonsgegevens doorgeven aan derden indien zij hiertoe wettelijk verplicht is ten behoeve van de uitvoering van de dienstverlening op basis van een actief contract met onze klanten.

Het gaat hierbij om de volgende categorieën ontvangers:

  • Toetslocatie leveranciers
  • Proctoring leveranciers (indien een proctoring examen wordt afgenomen).

Doeleinden

Het delen van persoonsgegevens gebeurt om:

  • De examenkandidaten op de toetslocatie te identificeren;
  • Een examenkandidaat te kunnen faciliteren in de examenafname;
  • Vast te kunnen stellen dat de examenafname door de examenkandidaat ordentelijk is verlopen;

Het doorsturen van de persoonsgegevens gebeurt enkel en alleen als dit verenigbaar is met het doel waarvoor de betreffende persoonsgegevens zijn verzameld.

Overige bepalingen

Rechten van betrokkenen

Bij het verwerken van persoonsgegevens kan mogelijk een beroep worden gedaan op het recht van:

  • Inzage;
  • Bezwaar;
  • Rectificatie;
  • Vergetelheid;
  • Beperking van de gegevens;
  • Overdragen van de gegevens.

Recht van inzage

Om inzicht te krijgen in de persoonsgegevens die Optimum Assessment verwerkt, kan per e-mail een verzoek tot inzage worden ingediend via servicedesk@optimumassessment.com. Binnen 4 weken na ontvangst van de verzoekbevestiging, stuurt Optimum Assessment een overzicht met o.a. de volgende gegevens:

  • Welke gegevens Optimum Assessment verwerkt;
  • Het doel van de gegevensverwerking;
  • De betreffende bewaartermijnen;
  • Indien van toepassing: de ontvangers;
  • Indien van toepassing: de gegevensbron.

Recht van bezwaar

Wanneer Optimum Assessment gegevens verwerkt op grond van de uitvoering van een wettelijke plicht of een gerechtvaardigd belang heeft de examenkandidaat het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking door Optimum Assessment. Bezwaar aantekenen kan per e-mail via servicedesk@optimumassessment.com.  Optimum Assessment beoordeelt het bezwaar en communiceert binnen vier weken over de uitkomst. Indien het bezwaar gegrond wordt bevonden, voert Optimum Assessment de verwerking ervan binnen vier weken door.

Recht op rectificatie

Indien de persoonsgegevens die Optimum Assessment heeft verwerkt niet correct, volledig of actueel zijn, kan hiervan per e-mail melding worden gemaakt via servicedesk@optimumassessment.com. Mocht uit onderzoek blijken dat de persoonsgegevens inderdaad niet correct, volledig of actueel zijn, dan past Optimum Assessment deze gegevens zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen vier weken aan. Daarnaast worden, indien van toepassing, middels een schriftelijke kennisgeving overige partijen aan wie Optimum Assessment de gegevens heeft verstrekt, op de hoogte gesteld met het verzoek de gegevens aan te passen.

Recht op vergetelheid

In de volgende gevallen is recht op vergetelheid van toepassing:

  • Als je persoonsgegevens niet meer noodzakelijk zijn voor het vastgestelde doel;
  • Als je gegevensverwerking is gebaseerd op een gegeven toestemming en deze toestemming wordt ingetrokken;
  • Als Optimum Assessment persoonsgegevens verwerkt zonder een geldige reden (d.w.z. op grond van de wet, uitvoering overeenkomst, toestemming etc.);
  • Als er een wet is waarin staat dat de verwerkte persoonsgegevens na een bepaalde tijd gewist moeten worden;
  • Als het gegevens van personen jonger dan 16 jaar betreft;
  • Als er rechtmatig bezwaar is gemaakt tegen de persoonsgegevens verwerking.

Aanspraak maken op vergetelheid kan via het sturen van een e-mail naar servicedesk@optimumassessment.com.  Optimum Assessment beoordeelt het verzoek en informeert binnen vier weken over de uitkomst. Indien Optimum Assessment het verzoek honoreert wordt het recht op vergetelheid binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, toegepast. Let op, indien het recht op vergetelheid niet van toepassing is, informeert Optimum Assessment de aanvrager hierover binnen twee weken.

Recht op beperking van de gegevensverwerking

In de volgende gevallen is recht op beperking van de gegevensverwerking van toepassing: 

  • De verwerkte persoonsgegevens zijn onjuist;
  • De persoonsgegevensverwerking is onrechtmatig;
  • De desbetreffende persoonsgegevens zijn niet meer nodig voor het doel van de verwerking;
  • Er bezwaar wordt gemaakt tegen de persoonsgegevensverwerking. Zolang Optimum Assessment nog geen uitspraak heeft gedaan over het bezwaar, worden de gegevens niet verwerkt. Let op, als Optimum Assessment van mening is dat het bezwaar onterecht is, dan geldt het recht op beperking van de gegevensverwerking niet.

Aanspraak maken op het recht op beperking van gegevensverwerking kan per e-mail via servicedesk@optimumassessment.com.  Optimum Assessment beoordeelt en informeert binnen 4 weken over de uitkomst van het verzoek. 

Recht op dataportaliteit

Bij digitale verwerking van persoonsgegevens digitaal verwerkt, kan het recht op overdracht van persoonsgegevens van toepassing zijn. Een verzoek hieromtrent kan per e-mail worden verstuurd naar servicedesk@optimumassessment.com, onder vermelding van de volgende gegevens:

  • Je naam en contactgegevens;
  • Welke gegevens het betreft;
  • Op welke wijze je de gegevens wenst te ontvangen;
  • Naam ontvanger.

Optimum Assessment levert de betreffende persoonsgegevens in een CSV-bestand aan (zonder verdere rechten en/of licenties). Optimum Assessment behoudt zich het recht om gegevens overdracht te weigeren wanneer de klant waarvoor deze gegevens verwerkt zijn geen toestemming geeft tot de overdracht. Binnen vier weken na ontvangst van het verzoek wordt hierover uitspraak gedaan.

Bewaartermijnen

Optimum Assessment bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt. Hierbij worden de wettelijke bewaartermijnen gehanteerd. Waar de wettelijke bewaartermijnen ontbreken wordt waar mogelijk de bewaartermijnen als vastgesteld door de Autoriteit Persoonsgegevens in het vrijstellingsbesluit Wbp gehanteerd. De door Optimum Assessment gehanteerde bewaartermijnen zijn vastgesteld in een bewaartermijnenbeleid. Na de (wettelijke) bewaarperiode worden jouw persoonsgegevens vernietigd.

Wijzigingen

Optimum Assessment behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid te wijzigen.