Officemanager met HR en financiële affiniteit

Ben jij een energieke regelaar die makkelijk schakelt tussen verschillende facetten binnen een organisatie?

Als Officemanager bij Optimum Assessment speel jij een cruciale rol in de dagelijkse bedrijfsvoering en zorg je dat alles op kantoor soepel verloopt. In deze veelzijdige functie waarborg je samen met de Controller een optimaal georganiseerde financiële administratie en ben je de onmisbare schakel die de administratie soepel laat draaien. Daarnaast ondersteun je HR met een correcte administratieve verwerking van de in- door- en uitstroom van collega’s.  

Ook op facilitair vlak ben jij onmisbaar: je houdt zicht op onderhoudscontracten, bent aanspreekpunt voor leveranciers en schoonmaak, beheert de kantoorvoorraden en zorgt dat alles – van postverwerking tot lunch en spreekkamers – netjes geregeld is. Of het nu gaat om het ontvangen van gasten, het organiseren van borrels of het bijhouden van de voorraadkast: jij zorgt dat de werkomgeving professioneel, gastvrij en goed georganiseerd blijft. Je voelt je thuis in een sfeer van korte lijnen, eigen verantwoordelijkheid en samenwerken met verschillende collega’s. Ons kantoor ligt in het bourgondische en gastvrije ’s-Hertogenbosch, op loopafstand van het station. Werkdagen zijn maandag, dinsdag en donderdag (24 uur). 

Dit ga je doen:

Financiële ondersteuning: 

• Boeken van bankafschriften, in- en verkoopfacturen, memoriaalboekingen in Exact; 
• Balansspecificaties opmaken en onderhouden; 
• Het verwerken van betalingen; 
• Het aanmanen van debiteuren; 
• Maken van rapportages (Excel) over kern- en stuurgetallen m.b.t. diverse onderwerpen op financieel gebied; 

HR ondersteuning: 

• Faciliteren en onderhouden van personeelsprocessen zoals het verwerken en nauwkeurig controleren van mutaties en veranderende arbeidsvoorwaarden voor de salarisadministratie; 
• Je zorgt voor de administratieve verwerking van de in-, door- en uitstroom van medewerkers; 
• Zorgdragen voor verzuimregistratie en het verzorgen van de administratie rondom opleidingen en trainingen; 
• Coördinerende werkzaamheden bij de werving van nieuwe medewerkers, onderhoudt contacten en follow up met wervings-bureaus; 
• Checken van declaraties; 
• Maken van rapportages (Excel) over kern- en stuurgetallen m.b.t. diverse onderwerpen op HR gebied; 

Facilitaire taken: 

• Aanspreekpunt zijn voor schoonmaak en facilitaire zaken, tevens zicht houden op de onderhoudscontracten en contactpersoon zijn voor leveranciers; 
• Het verrichten van alle voorkomende administratieve handelingen (o.a. archiveren, opruimen, postbehandeling, mailings, vacatureplaatsingen); 
• Je zorgt dat voorraden besteld en opgeborgen worden en verzorgt de lunch; 
• Fungeren als aanspreekpunt voor onze gasten en je controleert de spreekkamers op netheid; 
• Je organiseert (samen met een andere collega) de verschillende bedrijfsactiviteiten, zoals borrels, gezamenlijke lunches, jubilea en andere evenementen. 

Dit breng je mee:

Je bent iemand met een hands-on mentaliteit, die het heerlijk vindt om met facilitaire werkzaamheden bezig te zijn, maar ook graag ondersteunend bezig is aan zowel de Controller als HR en daarbij zeer accuraat te werk gaat. Je hebt oog voor detail, bent integer en hebt een proactieve houding. 

Daarnaast: 

• Beschik je over MBO+ werk- en denkniveau; 
• Heb je aantoonbare werkervaring in een financieel administratieve functie (Microsoft Office en bij voorkeur Exact) en beheers je de Nederlandse taal in woord en geschrift;