Protocol bij examenafname

Protocol bij examenafname: creëer de optimale toetservaring voor iedereen

Verplaats je in de situatie waarin je een examen moet maken waar je toekomst vanaf hangt, zoals de uitoefening van je beroep of de toelating tot een vervolgopleiding. In zo’n geval wil je je volledig op je examen kunnen concentreren zonder afgeleid te worden door onregelmatigheden tijdens de examenafname. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een deelnemer die te laat komt en de rust verstoord of onduidelijkheid over de ID controle, waardoor jij uit je concentratie wordt gehaald. Dit soort verstoringen tijdens de examenafname kunnen vrij gemakkelijk voorkomen worden. Het gebruik van een protocol biedt hierbij uitkomst.   

Doel van het protocol bij afname

Het belangrijkste doel van dit protocol is het bevorderen van een rustige omgeving waarin kandidaten, zonder verstoringen examen kunnen doen. Ook zorgt een protocol bij afname voor optimale (zo eerlijk mogelijke) omstandigheden, die voor iedereen gelijk zijn. Dat wil zeggen dat een kandidaat niet wordt benadeeld door de omstandigheden tijdens de examenafname, maar er ook geen voordeel van heeft. Een voorbeeld van benadeling is onder andere lawaai op de examenlocatie van voorbijgangers of van examenkandidaten die te laat zijn. Een voorbeeld van bevoordeling is een gebrek aan toezicht waardoor kandidaten bij elkaar zouden kunnen spieken.

Inhoud protocol

Een protocol bij examenafname bevat regels en voorschriften die gelden tijdens de afname, voor de kandidaat én voor de surveillant en/of de toezichthouder. In een compleet examenprotocol staat soms ook hoe de beoordeling tot stand komt, de uitslag wordt verstrekt en hoe inzage, klachten- en bezwarenindiening verloopt. Deze onderwerpen laten we nu echter buiten beschouwing. We beperken ons hier tot het protocol bij afname.

De inhoud van een protocol tijdens examenafname kan grofweg als volgt worden ingedeeld:

1. Het gebruik van hulpmiddelen;
2. Toezicht en geheimhouding;
3. (Registratie van) onregelmatigheden;
4. (Registratie van) aan- en afwezigheid en persoonsidentificatie.

Voorbeelden

Onderstaand enkele voorbeelden voor een protocol dat zich specifiek richt op examenafname:

• Het checken van de identificatie van de kandidaat, met als doel het voorkomen van identiteitsfraude. Moeten kandidaten bijvoorbeeld een identiteitskaart tonen en een handtekening zetten bij binnenkomst?
• Het al dan niet gebruiken van een proces-verbaal en de inhoud daarvan. Een proces-verbaal bevat een beschrijving van hoe de examenafname is verlopen. Waren er bijzondere omstandigheden of onregelmatigheden die het examen kunnen hebben beïnvloed? Maak eventueel ook een lijst van aanwezigen.
• Wat te doen in geval van te laat komen. Krijgt een kandidaat in dat geval nog toegang tot het examen? Dit in verband met het vervelende effect van laatkomers op de overige kandidaten.
• Wat moet de toezichthouder doen als een kandidaat plotseling ziek wordt? Ziekte tijdens afname is voor de kandidaat heel jammer, maar kan ook hinderlijk zijn voor de andere kandidaten.
• Wat te doen in geval van storende geluiden van buitenaf of computer- en internetstoringen (in geval van digitale afname). Moet de toezichthouder dan extra tijd bijgeven en/of deze zaken registreren, zodat de examencommissie kan besluiten hoe hiermee wordt omgegaan?
• Hoe wordt omgegaan met toiletbezoek tijdens examenafname?
• Welke hulpmiddelen, bijvoorbeeld een woordenboek en naslagwerken mogen bij het examen worden gebruikt?
• Hoe om te gaan met examenfraude?

Opvolging van het protocol

Om een protocol te laten werken, is het belangrijk dat de regels goed worden opgevolgd. Dit vraagt onder andere om het uitgebreid inwerken en instrueren van (nieuwe) toezichthouders. Wat is hun rol en verantwoordelijkheid in de opvolging van het protocol? Om te kunnen handelen in geval van onvoorziene omstandigheden, is het nodig dat ze de regels goed kennen en direct kunnen toepassen. Training met casusbespreking kan hierbij handig zijn.

Het is eveneens aan te raden om periodiek en steekproefsgewijs controle van enkele examenafnames uit te voeren om te kijken hoe het protocol wordt gehanteerd. Om er zeker van te zijn dat de afname volgens protocol en geldende (maatwerk) afspraken verloopt, kan de examenafname ook worden uitbesteed aan een externe gespecialiseerde organisatie.

Conclusie

Het gebruik van een protocol bij examenafname kent veel voordelen. Je vergroot de kans dat de afname op een eerlijke, geordende manier verloopt zonder verstoringen. Door regels en voorschriften vooraf goed vast te stellen voorkom je bovendien discussies achteraf. Efficiënt en prettig voor alle betrokkenen.