Office manager avec affinités RH et financières

Vous êtes un contrôleur énergique qui passe facilement d’une facette à l’autre au sein d’une organisation ?

En tant qu’Office Manager chez Optimum Assessment, vous jouerez un rôle crucial dans le fonctionnement quotidien de l’entreprise et veillerez à ce que tout se passe bien au bureau. Dans cette fonction polyvalente, vous garantissez, en collaboration avec le contrôleur de gestion, une organisation optimale de l’administration financière et vous êtes le maillon indispensable au bon fonctionnement de l’administration. En outre, vous assistez les RH dans le traitement administratif correct des entrées et sorties de collègues.

Vous êtes également indispensable dans le domaine des installations : Vous surveillez les contrats d’entretien, êtes le point de contact pour les fournisseurs et le nettoyage, gérez les stocks du bureau et veillez à ce que tout soit bien rangé, du traitement du courrier aux salles de déjeuner et de consultation. Qu’il s’agisse d’accueillir des invités, d’organiser des réunions ou de tenir le garde-manger à jour, vous veillez à ce que l’environnement de travail reste professionnel, accueillant et bien organisé. Vous vous sentez à l’aise dans une atmosphère de lignes courtes, de responsabilité personnelle et de collaboration avec différents collègues. Notre bureau est situé dans le bourgogne et accueillant ‘s-Hertogenbosch, à quelques pas de la gare. Les jours ouvrables sont le lundi, le mardi et le jeudi (24 heures).

Voici ce que vous allez faire :

Soutien financier :

• Enregistrement des relevés bancaires, des factures d’achat et de vente, des notes de service dans Exact ;
• Préparer et tenir à jour les spécifications du bilan ;
• Traitement des paiements ;
• Débiteurs de la relance ;
• Préparation de rapports (Excel) sur les chiffres clés et les chiffres de contrôle relatifs à divers sujets financiers ;

Soutien aux RH :

• Faciliter et maintenir les processus relatifs au personnel, tels que le traitement et la vérification précise des mutations et des modifications des conditions d’emploi pour la paie ;
• Vous assurez le traitement administratif des entrées, sorties et départs de salariés ;
• S’occuper de l’enregistrement des absences et de l’administration relative à l’éducation et à la formation ;
• Coordonner le recrutement de nouveaux employés, assurer la liaison et le suivi avec les agences de recrutement ;
• Vérification des demandes d’indemnisation ;
• Préparation de rapports (Excel) sur les chiffres clés et les chiffres de contrôle relatifs à divers sujets liés aux ressources humaines ;

Tâches de l’installation :

• Être le point de contact pour les questions de nettoyage et d’installations, tout en gardant un œil sur les contrats de maintenance et en étant un contact pour les fournisseurs ;
• Effectuer toutes les tâches administratives courantes (y compris le classement, le rangement, la gestion du courrier, les mailings, les offres d’emploi) ;
• Vous veillez à ce que les fournitures soient commandées et rangées et vous vous occupez du déjeuner ;
• Vous serez le point de contact de nos clients et vous vérifierez la propreté des salles de consultation ;
• Vous organisez (avec un autre collègue) les différentes activités de l’entreprise, telles que les réunions, les déjeuners en commun, les anniversaires et autres événements.

C’est ce que vous apportez :

Vous êtes une personne à l’esprit pratique, qui aime s’impliquer dans le travail sur les installations, mais qui apprécie également de soutenir le contrôleur de gestion et les RH, tout en faisant preuve d’une grande précision. Vous avez le sens du détail, de l’intégrité et une attitude proactive.

En outre :

• Vous possédez un niveau de travail et de réflexion MBO+ ;
• Vous avez une expérience professionnelle démontrable dans une fonction administrative financière (Microsoft Office et de préférence Exact) et vous parlez couramment le néerlandais, tant à l’oral qu’à l’écrit ;