Manager d'ufficio con affinità con le risorse umane e finanziarie

Sei un controller energico che passa facilmente da un aspetto all’altro di un’organizzazione?

In qualità di Office Manager di Optimum Assessment, svolgerai un ruolo cruciale nella gestione quotidiana dell’azienda e ti assicurerai che tutto in ufficio funzioni senza intoppi. In questa posizione versatile, insieme al Controller, garantirai un’amministrazione finanziaria organizzata in modo ottimale e sarai l’anello indispensabile per il buon funzionamento dell’amministrazione. Inoltre, supporterai le Risorse Umane nella corretta gestione amministrativa dei flussi in entrata e in uscita dei colleghi.

Sei indispensabile anche nel campo delle strutture: Tieni d’occhio i contratti di manutenzione, sei il punto di contatto per i fornitori e per le pulizie, gestisci le scorte dell’ufficio e ti assicuri che tutto, dalla gestione della posta alle sale pranzo e di consulenza, sia ben organizzato. Che si tratti di ricevere ospiti, organizzare riunioni o tenere aggiornata la dispensa, ti assicurerai che l’ambiente di lavoro rimanga professionale, accogliente e ben organizzato. Ti sentirai a casa tua in un’atmosfera di linee brevi, responsabilità personale e collaborazione con diversi colleghi. Il nostro ufficio si trova nella borghese e ospitale ‘s-Hertogenbosch, a pochi passi dalla stazione ferroviaria. I giorni lavorativi sono lunedì, martedì e giovedì (24 ore).

Ecco cosa farai:

Supporto finanziario:

• Prenotazione di estratti conto bancari, fatture di acquisto e di vendita, registrazioni di promemoria in Exact;
• Preparare e mantenere le specifiche del bilancio;
• Elaborazione dei pagamenti;
• Debitori morosi;
• Preparazione di report (Excel) su numeri chiave e di controllo relativi a vari argomenti finanziari;

Supporto alle risorse umane:

• Facilitare e mantenere i processi del personale, come l’elaborazione e la verifica accurata delle mutazioni e delle modifiche delle condizioni di impiego per le buste paga;
• Ti occuperai dell’elaborazione amministrativa dei flussi in entrata, in uscita e in uscita dei dipendenti;
• Occuparsi della registrazione delle assenze e dell’amministrazione dell’istruzione e della formazione;
• Coordinare il reclutamento di nuovi dipendenti, mantenere i contatti e seguire le agenzie di reclutamento;
• Verifica delle richieste di risarcimento;
• Preparazione di report (Excel) su numeri chiave e di controllo relativi a varie tematiche HR;

Attività della struttura:

• Essere il punto di contatto per le questioni relative alla pulizia e alle strutture, tenere d’occhio i contratti di manutenzione ed essere un contatto per i fornitori;
• Eseguire tutti i compiti amministrativi comuni (tra cui archiviazione, riordino, gestione della posta, mailing, pubblicazione di annunci di lavoro);
• Ti assicuri che le forniture siano ordinate e riposte e ti occupi del pranzo;
• Funziona come punto di contatto per i nostri ospiti e controllerà la pulizia delle sale di consulenza;
• Organizzerai (insieme a un altro collega) le varie attività aziendali, come riunioni, pranzi comuni, anniversari e altri eventi.

Questo è ciò che porti con te:

Sei una persona con una mentalità pratica, che ama essere coinvolta nel lavoro delle strutture, ma che ama anche essere di supporto al Controller e alle Risorse Umane, pur essendo molto precisa. Hai un occhio di riguardo per i dettagli, integrità e un atteggiamento proattivo.

Inoltre:

• Possiedi un livello di lavoro e di pensiero MBO+;
• Hai un’esperienza lavorativa dimostrabile in una posizione amministrativa finanziaria (Microsoft Office e preferibilmente Exact) e parli correntemente la lingua olandese sia a voce che per iscritto;