Protokoll über die Prüfungen

Prüfungsverwaltungsprotokoll: Schaffung eines optimalen Prüfungserlebnisses für alle

Versetzen Sie sich in die Situation, dass Sie eine Prüfung ablegen müssen, von der Ihre Zukunft abhängt, z. B. die Ausübung Ihres Berufs oder die Zulassung zu einer weiterführenden Ausbildung. In einem solchen Fall möchten Sie sich voll auf Ihre Prüfung konzentrieren können, ohne durch Unregelmäßigkeiten bei der Prüfungsdurchführung abgelenkt zu werden. Denken Sie z. B. an einen Teilnehmer, der zu spät kommt und die Ruhe stört, oder an Unklarheiten bei der Ausweiskontrolle, die Sie aus Ihrer Konzentration reißen. Diese Art von Störungen während der Prüfungsverwaltung kann recht einfach vermieden werden. Die Verwendung eines Protokolls bietet eine Lösung für dieses Problem.

Zweck des Protokolls über die Erhebung

Der Hauptzweck dieses Protokolls besteht darin, eine ruhige Umgebung zu schaffen, in der die Kandidaten ungestört ihre Prüfungen ablegen können. Außerdem gewährleistet ein Protokoll über die Probenahme optimale (möglichst faire) Bedingungen, die für alle gleich sind. Das heißt, dass ein Kandidat durch die Umstände während der Prüfungen nicht benachteiligt wird, aber auch nicht davon profitiert. Ein Beispiel für eine Benachteiligung ist der Lärm am Prüfungsort durch Passanten oder verspätete Prüflinge. Ein Beispiel für Bevorzugung ist ein Mangel an Aufsicht, der es den Kandidaten ermöglicht, sich gegenseitig zu betrügen.

Inhalt des Protokolls

Ein Prüfungsprotokoll enthält Regeln und Vorschriften, die während der Prüfung sowohl für den Kandidaten als auch für den Aufsichtsführenden und/oder die Aufsichtsperson gelten. Ein vollständiges Prüfungsprotokoll kann auch beinhalten, wie die Bewertung erfolgt, wie die Ergebnisse ausgegeben werden und wie Einsichtnahme, Beschwerden und Einwände eingereicht werden. Wir lassen diese Fragen jedoch vorerst beiseite. Wir beschränken uns hier auf das Protokoll über die Erhebung.

Der Inhalt eines Prüfungsprotokolls lässt sich grob in die folgenden Kategorien einteilen:

1. Werkzeuge verwenden;
2. Beaufsichtigung und Vertraulichkeit;
3. (Registrierung von) Unregelmäßigkeiten;
4. (Registrierung von) An- und Abwesenheit und Personenidentifizierung.

Beispiele

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für ein Protokoll, das sich speziell auf die Prüfungsverwaltung konzentriert:

• Überprüfung der Identität des Bewerbers, um Identitätsbetrug zu verhindern. Müssen die Bewerber beispielsweise einen Ausweis vorlegen und unterschreiben, wenn sie das Gebäude betreten?
• Ob ein offizieller Bericht und sein Inhalt verwendet werden sollen oder nicht. In einem offiziellen Bericht wird beschrieben, wie die Prüfung durchgeführt wurde. Gab es besondere Umstände oder Unregelmäßigkeiten, die die Prüfung beeinflusst haben könnten? Erstellen Sie gegebenenfalls auch eine Liste der Anwesenden.
• Was ist bei Verspätung zu tun? Wird ein Kandidat in diesem Fall trotzdem zur Prüfung zugelassen? Das liegt daran, dass die Nachzügler die anderen Kandidaten stören.
• Was sollte der Vorgesetzte tun, wenn ein Bewerber plötzlich krank wird? Eine Erkrankung während der Prüfung ist sehr bedauerlich für den Kandidaten, kann aber auch für die anderen Kandidaten unangenehm sein.
• Was ist zu tun bei störenden Geräuschen von außen oder bei Computer- und Internetausfällen (bei digitaler Nutzung)? Sollte die Aufsichtsperson dann zusätzliche Zeit einplanen und/oder diese Angelegenheiten aufzeichnen, damit der Prüfungsausschuss entscheiden kann, wie damit umzugehen ist?
• Wie werden Toilettengänge während der Untersuchungen gehandhabt?
• Welche Hilfsmittel, z.B. Wörterbuch und Nachschlagewerke, dürfen in der Prüfung verwendet werden?
• Wie geht man mit Prüfungsbetrug um?

Nachbereitung des Protokolls

Damit ein Protokoll funktioniert, ist es wichtig, dass die Regeln ordnungsgemäß befolgt werden. Dies erfordert u. a. eine umfassende Einarbeitung und Schulung der (neuen) Aufsichtspersonen. Was ist ihre Rolle und Verantwortung bei der Einhaltung des Protokolls? Um bei unvorhergesehenen Ereignissen handeln zu können, müssen sie die Regeln gut kennen und in der Lage sein, sie sofort anzuwenden. Ein Training mit Fallbesprechung kann hier hilfreich sein.

Es ist auch ratsam, regelmäßig und stichprobenartig einige Untersuchungen zu überprüfen, um zu sehen, wie das Protokoll befolgt wird. Um sicherzustellen, dass die Verwaltung dem Protokoll und den geltenden (maßgeschneiderten) Vereinbarungen entspricht, kann die Prüfungsverwaltung auch an eine externe Fachorganisation ausgelagert werden.

Schlussfolgerung

Die Verwendung eines Protokolls bei der Prüfungsverwaltung hat viele Vorteile. Sie erhöhen die Chance, dass der Mitnahmevorgang fair, geordnet und ohne Störungen abläuft. Außerdem lassen sich durch die Festlegung von Regeln und Vorschriften im Voraus Diskussionen im Nachhinein vermeiden. Effizient und angenehm für alle Beteiligten.