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Schrittweise Einführung von digitalen Prüfungsprozessen

Wie gewährleisten Sie einen nahtlosen Übergang von analogen zu digitalen Prüfungen? Sie können “klein” anfangen und digitale Prüfungen in Phasen einführen oder als Gesamtprojekt die bestehenden Arbeitsabläufe und Prozesse in die digitale Umgebung transformieren. Aber wo fängt man an? Im Folgenden werden einige Möglichkeiten vorgestellt, wie Sie mit kleinen Schritten beginnen können. So reduzieren Sie den Arbeits- und Zeitaufwand bei der Implementierung digitaler Prüfungen.

Digitale Prüfungen und die Auswirkungen auf bestehende Prozesse

Beginnen Sie mit einer begrenzten Fragenbibliothek.

Eine einfache Möglichkeit, den Prozess „klein” zu halten, besteht darin, mit einer begrenzten Fragenbibliothek zu beginnen. Wir unterscheiden zwischen Zufallsprüfungen und festgelegten Prüfungen. Sie können zu einem späteren Zeitpunkt die Fragenbibliothek problemlos erweitern.

Fragenbibliothek für Zufallsprüfungen

Im Falle einer Zufallsprüfung sollte jede Prüfung dreimal mit unterschiedlichen Fragen durchgeführt werden können. Warum dreimal? Im Falle der „dreimaligen Ziehung” können Kandidat/-innen die Prüfung zweimal wiederholen, wobei jedes Mal völlig neue Fragen gestellt werden. Erst bei einer dritten Wiederholungsprüfung werden Fragen gestellt, die bereits verwendet wurden, allerdings in einer völlig anderen (zufälligen) Reihenfolge. Dies hat den Vorteil, dass die Wiedererkennung im Falle einer dritten Wiederholung gering ist.

Fragenbibliothek für festgelegte Prüfungen

Bei festgelegten Prüfungen sollten Sie mit vier Prüfungsversionen beginnen – einer höheren Anzahl als bei Zufallsprüfungen. Warum sollte man die Anzahl der Prüfungsversionen erhöhen? Sollte mit einer der Prüfungen etwas nicht in Ordnung sein und nicht verwendet werden können, steht Ihnen somit eine weitere Prüfung zur Verfügung. Außerdem erhalten Kandidat/-innen auch im Falle einer dritten Wiederholung eine einmalige Prüfung.

Beginnen Sie mit einem „sparsamen” Inhalt der Fragenbibliothek

Wenn Sie zu Beginn der digitalen Prüfung nicht alle (geschlossenen) Fragenarten verwenden möchten, können Sie sich natürlich dafür entscheiden, sie erst zu einem späteren Zeitpunkt einzusetzen. Beginnen Sie lediglich mit den Fragetypen, die Sie auch in schriftlichen Prüfungen verwenden, z. B. offene Fragen oder eine Kombination aus offenen Fragen und Multiple-Choice-Fragen.

Tipp: Lesen Sie auch unseren Blog: „Wie bewertet man offene Fragen objektiv? (Artikel auf Englisch)

Festgelegte Prüfungen

Bei Prüfungen mit festgelegten Versionen ist der Aufwand für den Übergang zur digitalen Prüfung relativ klein. Das liegt daran, dass Sie die Struktur der Datenbank noch nicht benötigen und Sie den Entwicklungsprozess unverändert lassen können. Das Prüfen mit festgelegten Prüfungsversionen ist im Grunde genommen ähnlich wie das Arbeiten mit schriftlichen Prüfungen.

Prüfung zu einer festen Zeit

Wenn Sie den Übergang von der schriftlichen zur digitalen Prüfung noch weniger aufwändig gestalten wollen, können Sie sich für Prüfungen zu einem festen Zeitpunkt entscheiden. Dies ist besonders praktisch für die Bereitstellung der Ergebnisse und deren Analyse. Die Verfahren für die Ermittlung der Ergebnisse und deren Übermittlung können dann unverändert bleiben. Wenn Sie das Ergebnis der Prüfung ändern wollen, können Sie dies, wie bei schriftlichen Prüfungen, gruppenweise tun. Bei flexiblen Prüfungen können Sie die Ergebnisse auch anpassen, aber das geschieht oft erst, nachdem die Kandidaten/-innen ihre Ergebnisse bereits erhalten haben. Lassen Sie sich übrigens nicht verwirren: Die Prüfung zu einem festen Zeitpunkt ist nicht das Gleiche wie eine festgelegte Prüfung. Sie können sowohl festgelegte, als auch Zufallsprüfungen zu einer festen Zeit durchführen.

Möchten Sie die Prüfung oder einen Teil davon auch schriftlich durchführen?

Wenn Sie zunächst noch wollen, dass die Prüfungen mehr der analogen Version ähneln, können Sie sie in einer hybriden Version durchführen. Dazu können Sie die digital erstellten Prüfungen ausdrucken. Für die Durchführung der Prüfung sind dann weder Computer noch eine stabile Online-Verbindung erforderlich. Sie profitieren von den Vorteilen der digitalen Prüfung, ohne die Prozesse rund um die Durchführung ändern zu müssen.

Ein weiterer Vorteil der digitalen Prüfung ist, dass auch nach der analog durchgeführten Prüfung eine digitale Bearbeitung der Antworten und eine Analyse der Fragen erfolgen kann.
Die Antworten der schriftlichen Prüfungen können digital eingelesen werden. So einfach ist das!

Einführung digitaler Prüfungen in Phasen durch Pilotprojekte

Beim Übergang zu digitalen Prüfungen ist es durchaus denkbar, dass neue Fragen oder völlig neue Prüfungen entwickelt werden. Das Aussehen und die Arbeitsweise können den Kandidaten/-innen ungewohnt vorkommen. Wie gewährleisten Sie einen reibungslosen Übergang? Wir unterscheiden zwischen folgenden Methoden:

  1. Pilot mit festen Prüfungszeiten
  2. Pilot mit Probezeit (flexible Prüfung)
  3. Pilot vor Zugang zur Datenbank

1. Pilot mit festen Prüfungszeiten

Wie sieht ein solches Pilotprojekt aus? Es gibt verschiedene Möglichkeiten. Die erste, einfache Möglichkeit besteht darin, zu bestimmten Zeiten mit digitalen Prüfungen zu beginnen. Sie organisieren zum Beispiel zwei oder drei feste Prüfungszeitpunkte. Nach jedem Zeitpunkt führen Sie eine Fragenanalyse durch und passen die Fragen gegebenenfalls an. Auf diese Weise können Sie die Qualität der Fragen sofort testen und die Prüfung entsprechend optimieren.

2. Pilot mit Probezeit (flexible Prüfung)

Eine weitere Form der Pilotphase, die im Rahmen von flexiblen Prüfungen eingesetzt werden kann, ist die Einführung einer Probezeit. Sie können z. B. mit drei Monaten beginnen und dabei einen niedrigeren Grenzwert ansetzen. Das teilen Sie auch den Kandidaten/-innen mit. Danach bewerten Sie, wie sich die Erfolgsquoten entwickeln, und gehen möglicherweise zu einem etwas höheren Grenzwert über. Sie können diesen Grenzwert schrittweise anheben. Dies erfordert Taktgefühl und Klarheit, um Unruhe unter den Beteiligten zu vermeiden.

3. Pilot vor Zugang zur Datenbank

Angenommen, Sie wollen sicher wissen, wie die Fragen abschneiden, bevor Sie die Fragenbibliothek zugänglich machen, dann können Sie die Kandidat/-innen zu einer Prüfung einladen. Voraussetzung ist eine klare Kommunikation. Was ist der Status, wenn sie bestehen? Werden die Prüfungsgebühren bei Nichtbestehen zurückerstattet? Und so weiter.

Wie führt man digitale Prüfungen ein?

Mit 30 Jahren Erfahrung in Prüfungs- und Examinierungsverfahren verstehen wir den Prozess von Prüfungen bis ins kleinste Detail – sowohl auf analog als auch online oder hybrid. Gerne stehen wir Ihnen beratend zur Seite. Optimum Assessment ist Ihr Partner für digitale Prüfungen. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

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