Prüfungsprotokoll: Schaffen Sie die optimale Prüfungserfahrung

Versetzen Sie sich in eine Situation, in der Sie eine Prüfung ablegen müssen, von der Ihre Zukunft abhängt, z.B. die Ausübung Ihres Berufes oder die Zulassung zu einer weiterführenden Ausbildung. In einem solchen Fall möchten Sie sich voll und ganz auf Ihre Prüfung konzentrieren, ohne durch Störungen während der Prüfungsdurchführung abgelenkt zu werden, beispielsweise durch andere Teilnehmende, die zu spät kommen und Sie aus Ihrer Konzentration reißen. Diese Störfälle können Sie ganz einfach durch ein Prüfungsprotokoll verhindern.

Ziel des Protokolls bei der Ablegung der Prüfung

Das primäre Ziel dieses Protokolls besteht darin, eine ruhige Umgebung zu schaffen, in der die Kandidat*innen die Prüfung ohne Störungen ablegen können. Ein Protokoll sorgt ebenfalls für optimale (möglichst faire) Bedingungen, die für alle gleich sind. Das bedeutet, die Teilnehmenden werden weder benachteiligt, noch begünstigt. Ein Beispiel für eine Benachteiligung ist ein hoher Geräuschpegel am Prüfungsort durch vorbeigehende oder verspätete Teilnehmende. Ein Beispiel für die Bevorzugung ist ein Mangel an Aufsicht, der es den Teilnehmenden ermöglichen würde, zu betrügen.

Inhalt des Protokolls

Ein Prüfungsprotokoll enthält Regeln und Vorschriften für die Kandidat*innen, die Aufsichtsführenden und die Prüfer. Ein vollständiges Prüfungsprotokoll enthält manchmal auch Angaben darüber, wie die Bewertung erfolgt, wie die Ergebnisse mitgeteilt werden und wie mit Einsichtnahme, Beschwerden und Einsprüchen verfahren wird. Wir lassen diese Themen jedoch vorerst beiseite und fokussieren uns hier auf das Protokoll während der Prüfungsdurchführung.

Der Inhalt eines Protokolls während der Prüfungsdurchführung lässt sich grob wie folgt einteilen:

1. 1. Die Verwendung von Hilfsmitteln;
   2. Beaufsichtigung und Vertraulichkeit;
   3. (Erfassung von) Unregelmäßigkeiten;
   4. (Erfassung von) An- und Abwesenheiten und die persönliche Identifizierung.

Beispiele

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für ein Protokoll, das sich speziell auf die Prüfungsverwaltung bezieht:

• Überprüfung der Identität der Kandidat*innen mit dem Ziel, Identitätsbetrug zu verhindern. Müssen die Kandidat*innen beispielsweise beim Eintritt einen Ausweis vorlegen und eine Unterschrift leisten?
• Die Entscheidung, ob eine Abschrift und ihr Inhalt verwendet werden dürfen oder nicht. Ein Protokoll enthält eine Beschreibung, wie die Prüfung durchgeführt wurde. Gab es besondere Umstände oder Unregelmäßigkeiten, die die Prüfung beeinträchtigt haben könnten? Erstellen Sie ggf. auch eine Liste der Teilnehmer.
• Wie ist im Falle einer Verspätung zu handeln? Darf eine kandidierende Person trotzdem an der Prüfung teilnehmen? Der Grund dafür ist die unangenehme Auswirkung, die Zuspätkommende auf andere Kandidat*innen haben.
• Wie wird in Krankheitsfällen von Kandidat*innen gehandelt? Eine Erkrankung während der Prüfung ist für die Kandidat*innen sehr bedauerlich, kann aber auch für die anderen Kandidat*innen ein Ärgernis darstellen.
• Wie ist mit störenden Geräuschen von außen oder Computer- und Internetausfällen (bei digitalen Prüfungen) umzugehen? Sollten die Prüfer dann zusätzliche Zeit einplanen und diese Vorkommnisse dokumentieren, damit der Prüfungsausschuss entscheiden kann, wie damit umzugehen ist?
• Welche Hilfsmittel, z.B. Wörterbuch oder Nachschlagewerke, dürfen während der Prüfung verwendet werden?
• Wie wird mit Prüfungsbetrug umgegangen?

Einhaltung des Protokolls

Damit ein Protokoll sinnvoll ist, müssen die Regeln korrekt befolgt werden. Dies erfordert u.a. eine umfassende Schulung und Unterweisung der (neuen) Prüfenden und Aufsichtspersonen. Welche Rolle erfüllen sie bei der Einhaltung des Protokolls und welche Verantwortung tragen sie. Um bei unvorhergesehenen Ereignissen handeln zu können, ist es notwendig, dass sie die Regeln gut kennen und sofort anwenden können. Schulungen mit Fallbesprechungen können in dieser Hinsicht hilfreich sein.

Es ist ratsam, regelmäßig und stichprobenartig einige Kontrollen durchzuführen, um zu sehen, wie das Protokoll befolgt wird. Um sicherzustellen, dass die Prüfungen gemäß dem Protokoll und den geltenden (maßgeschneiderten) Vereinbarungen durchgeführt werden, kann die Prüfungsverwaltung auch an eine externe Fachorganisation ausgelagert werden.

Die vielen Vorteile der Verwendung eines Prüfungsprotokolls

Die Verwendung eines Protokolls bei Prüfungen bietet viele Vorteile. Sie erhöhen die Chance, dass die Prüfungsdurchführung fair, geordnet und störungsfrei verläuft. Außerdem vermeiden Sie durch die frühzeitige Festlegung von Regeln und Vorschriften Diskussionen im Nachhinein. Effizient und angenehm für alle Beteiligten.

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