Büroleiter mit HR- und Finanzaffinität

Sind Sie ein energiegeladener Controller, dem es leicht fällt, zwischen verschiedenen Facetten innerhalb einer Organisation zu wechseln?

Als Office Manager bei Optimum Assessment spielen Sie eine entscheidende Rolle im Tagesgeschäft und sorgen dafür, dass im Büro alles reibungslos läuft. In dieser vielseitigen Position sorgen Sie zusammen mit dem Controller für eine optimal organisierte Finanzverwaltung und sind das unverzichtbare Bindeglied für einen reibungslosen Ablauf der Verwaltung. Darüber hinaus unterstützen Sie die Personalabteilung bei der korrekten administrativen Abwicklung des Zu- und Abgangs von Kollegen.

Auch im Bereich der Einrichtungen sind Sie unverzichtbar: Sie behalten die Wartungsverträge im Auge, sind Ansprechpartner für Lieferanten und die Reinigung, verwalten die Bürovorräte und sorgen dafür, dass alles – von der Postbearbeitung bis hin zum Mittagessen und den Sprechzimmern – ordentlich organisiert ist. Ganz gleich, ob Sie Gäste empfangen, Zusammenkünfte organisieren oder die Speisekammer auf dem neuesten Stand halten, Sie sorgen dafür, dass die Arbeitsumgebung professionell, einladend und gut organisiert bleibt. Sie fühlen sich in einer Atmosphäre der kurzen Wege, der persönlichen Verantwortung und der Zusammenarbeit mit verschiedenen Kollegen wie zu Hause. Unser Büro befindet sich im burgundischen und gastfreundlichen ’s-Hertogenbosch, in Gehweite des Bahnhofs. Die Arbeitstage sind Montag, Dienstag und Donnerstag (24 Stunden).

Das werden Sie tun:

Finanzielle Unterstützung:

• Buchen Sie Kontoauszüge, Einkaufs- und Verkaufsrechnungen, Memorandum-Einträge in Exact;
• Erstellen und pflegen Sie die Bilanzangaben;
• Bearbeitung von Zahlungen;
• Mahnende Schuldner;
• Erstellung von Berichten (Excel) über Schlüssel- und Kontrollzahlen zu verschiedenen Finanzthemen;

HR-Unterstützung:

• Erleichtern und pflegen Sie die Personalprozesse, wie z.B. die Bearbeitung und genaue Überprüfung von Mutationen und Änderungen der Beschäftigungsbedingungen für die Gehaltsabrechnung;
• Sie sorgen für die verwaltungstechnische Abwicklung des Zu-, Durch- und Abgangs von Mitarbeitern;
• Sie kümmern sich um die Abwesenheitsregistrierung und die Verwaltung rund um Bildung und Ausbildung;
• Koordinierung der Einstellung neuer Mitarbeiter, Kontaktaufnahme und Nachbereitung mit Personalvermittlungsagenturen;
• Prüfen von Ansprüchen;
• Erstellung von Berichten (Excel) über Schlüssel- und Kontrollzahlen zu verschiedenen HR-Themen;

Aufgaben der Einrichtung:

• Sie sind Ansprechpartner für Reinigungs- und Einrichtungsfragen, haben ein Auge auf Wartungsverträge und sind Kontaktperson für Lieferanten;
• Erledigung aller üblichen Verwaltungsaufgaben (einschließlich Ablage, Aufräumen, Postbearbeitung, Postversand, Stellenausschreibungen);
• Sie sorgen dafür, dass die Vorräte bestellt und weggeräumt werden und kümmern sich um das Mittagessen;
• Sie fungieren als Ansprechpartner für unsere Gäste und überprüfen die Beratungsräume auf Sauberkeit;
• Sie organisieren (zusammen mit einem anderen Kollegen) die verschiedenen Unternehmensaktivitäten, wie z.B. Zusammenkünfte, gemeinsame Mittagessen, Jubiläen und andere Veranstaltungen.

Das ist es, was Sie mitbringen:

Sie sind jemand mit einer praktischen Mentalität, der sich gerne in die Arbeit in den Einrichtungen einbringt, aber auch gerne den Controller und die Personalabteilung unterstützt und dabei sehr genau ist. Sie haben ein Auge für Details, sind integer und haben eine proaktive Einstellung.

Darüber hinaus:

• Verfügen Sie über ein MBO+ Arbeits- und Denkniveau;
• Sie verfügen über nachweisliche Berufserfahrung in einer Position in der Finanzverwaltung (Microsoft Office und vorzugsweise Exact) und beherrschen die niederländische Sprache in Wort und Schrift;